تتعرض العطاءات أحيانًا للإلغاء بسبب أخطاء في خطابات ضمان المناقصات والمزايدات، مما قد يسبب خسائر مالية كبيرة للمقاولين والجهات المستفيدة، وهو ما يبرز أهمية الفهم الصحيح للإجراءات والمتطلبات النظامية قبل التقديم على أي مناقصة.
تعتبر هذه الخطابات أداة أساسية لضمان الالتزام بالشروط وحماية الحقوق المالية. في السعودية، تشكل خطابات الضمان جزءًا لا يتجزأ من أي مناقصة أو مزايدة، حيث تساعد في تأكيد جدية المقاولين وتقليل المخاطر القانونية والمالية.
ما هو خطاب الضمان
خطاب الضمان هو تعهد كتابي رسمي يصدره البنك أو الجهة المالية بناءً على طلب أحد عملائه، يلتزم فيه بدفع مبلغ محدد للجهة المستفيدة في حالة المطالبة بسداد هذا المبلغ، دون أي اعتراض أو تأخير. كما ينص الخطاب عادة على إمكانية تجديده إذا وصلت المطالبة بالدفع أو طلب التجديد إلى البنك قبل تاريخ الاستحقاق المبين في الخطاب.
يُستخدم خطاب الضمان في المناقصات والمزايدات والعقود الكبرى لضمان جدية المقاول أو المورد والتزامه بالشروط المحددة، ويعد أداة أساسية لحماية الحقوق المالية للجهة المستفيدة وتقليل المخاطر القانونية والمالية. في السعودية، يُعتبر خطاب الضمان شرطًا إلزاميًا في معظم المناقصات وفق نظام المنافسات والمشتريات، ويعزز أيضًا مصداقية المقاول أمام الجهات الحكومية والخاصة.
لماذا يعتبر خطاب الضمان ضروريًا في المناقصات؟
- تأكيد الالتزام: يضمن التزام المقاول أو المورد بجميع الشروط والمتطلبات المحددة في العقد أو المناقصة.
- حماية مالية للمستفيدين: يحمي الجهة المستفيدة من أي خسائر محتملة نتيجة عدم تنفيذ العقد.
- إمكانية التجديد: يوفر الخطاب مرونة من خلال إمكانية تجديده لضمان استمرارية التغطية المالية.
- تعزيز المصداقية: يزيد من مصداقية المقاول أمام الجهات الحكومية والخاصة، ما يعزز فرصه في الفوز بالعطاءات المستقبلية.
ويعد تقليل المخاطر القانونية والمالية من أهم أهداف خطابات الضمان. وهو ما يرتبط بشكل مباشر بدور المراجعة الداخلية في تقييم الإجراءات المالية، والتحقق من جاهزية المنشآت للمشاركة في المناقصات دون التعرض لمخاطر الإلغاء أو الاستبعاد.
أنواع خطابات ضمان المناقصات وكيف تختار المناسب
تنقسم هذه الخطابات إلى عدة أنواع رئيسية، كل منها يخدم هدفا محددًا:
- الضمان الابتدائي (Bid Bond):
يضمن جدية المقاول عند تقديم العطاء ويغطي فترة تقديم العروض. يساعد هذا النوع في حماية الجهة المستفيدة من العروض غير الجادة ويزيد من مصداقية المقاول. - الضمان النهائي (Performance Bond):
يضمن تنفيذ العقد بعد رسو العطاء ويغطي كامل فترة المشروع. يحمي المستفيد من أي إخلال بالعقد ويضمن الالتزام بالشروط المتفق عليها. - ضمان الدفع المقدم (Advance Payment Bond):
يحمي الجهة المستفيدة في حال لم ينفذ المقاول المشروع بعد استلام دفعة مقدمة. يتيح استرداد الأموال المدفوعة مقدمًا بشكل آمن. - ضمان الصيانة (Maintenance Bond):
يضمن جودة الأعمال بعد الانتهاء من المشروع ويغطي فترة الصيانة المتفق عليها، لضمان معالجة أي مشاكل أو أعطال بعد الانتهاء.
فهم أنواع خطابات الضمان وكيفية استخدامها بدقة يساعد المقاولين والجهات المستفيدة على تقليل المخاطر المالية والقانونية، ويزيد فرص الفوز بالعطاءات والمناقصات، مما يجعل اختيار النوع الصحيح أمرًا حاسمًا لكل مشروع. كما تعتمد البنوك في إصدار خطابات الضمان، خاصة الضمان النهائي وضمان الدفع المقدم على تحليل المركز المالي للمقاول، وهو ما يجعل مراجعة القوائم المالية خطوة أساسية لإثبات الملاءة المالية وتعزيز فرص قبول خطاب الضمان.
أطراف خطابات ضمان المناقصات والمزايدات
خطابات ضمان المناقصات والمزايدات تشمل ثلاثة أطراف رئيسية، لكل طرف دوره الواضح في ضمان الحقوق وتقليل المخاطر المالية:
- المقاول: يقدم الخطاب لضمان التزامه بتنفيذ المشروع وفق الشروط المتفق عليها.
- المالك (صاحب المشروع): يستفيد من الخطاب لحماية حقوقه قبل بدء المشروع أو استلام العطاء.
- البنك: يعمل كوسيط وضامن للمقاول، ويلتزم بدفع المبلغ للمالك إذا لم ينفذ المقاول التزاماته.
فهم دور كل طرف يساعد على إدارة المخاطر المالية والقانونية وضمان حقوق جميع الأطراف بفعالية. وفي بعض الحالات، قد يؤثر وجود نزاعات قانونية أو قضايا مالية سابقة على تقييم البنك أو الجهة المستفيدة للمقاول، مما يبرز أهمية تقارير المنازعات القضائية والاختلاس في تحليل المخاطر المرتبطة بإصدار خطابات الضمان.
خصائص خطابات الضمان
- تعهد رسمي من بنك معتمد: يضمن دفع المبلغ للجهة المستفيدة عند الحاجة ويعزز مصداقية المقاول.
- تعهد بدون فائدة مع الالتزام بالمواعيد: يجب وصول المطالبة قبل تاريخ الاستحقاق لضمان سريان الضمان.
- أداة غير نقدية مخصصة للمستفيد: لا يمكن تداولها أو تحويلها لأي طرف آخر.
- التزام محدد المدة: ساري حتى تاريخ الاستحقاق فقط.
- غير مشروط أو قابل للتحقق: إذا كان مشروطًا، فلا يمكن المطالبة بالقيمة إلا بعد تحقق الشرط.
فهم هذه الخصائص واختيار النوع المناسب لكل مناقصة يحمي الحقوق المالية، يقلل المخاطر، ويزيد فرص الفوز بالعطاءات. وفي حال وجود أي لبس في متطلبات خطابات ضمان المناقصات أو الرغبة في تقليل المخاطر قبل التقديم، يفضل الاستعانة بمختصين لتقييم الوضع المالي والنظامي بشكل دقيق. احصل علي طلب استشارة مجانية الان.
مثال علي خطاب ضمان نهائي
السادة………………………………………..المكان ……………………………………………..
خطاب ضمان رقم
التاريخ
حيث أنكم منحتم عملاءنا السادة ………………………… (المقاول) عقداً………………………وذلك ………………………………
نحن ……………. (البنك) نتعهد بموجب هذا تعهداً غير مشروط وغير قابل للنقض بأن ندفع لكم مبلغاً قــــــــــدره ……………………………………………………. ريال سعودي ( فقط وقدره ……………………………………. ريال سعودي) يمثل ٥% من قيمة العقد، وفقاً لما يلي :
(أ) أن ندفع لكم فوراً وبمجرد طلبكم الكتابي وبصرف النظر عن أي اعتراض من المقاول أو من أية جهة أخرى هذا المبلغ أو أية مبالغ تطلبون دفعها على ألا تتجاوز في مجموعها المبلغ المذكور أعلاه وهو……………….ريال سعودي ( فقط وقدره………………………………………ريال سعودي) وذلك بالتحويل الى حسابكم لدى أي بنك في المملكة العربية السعودية أو بأية طريقة أخرى مقبولة لديكم .
( ب ) أية مدفوعات تتم بناءاً على طلبكم ستكون صافية وخالية من وبدون أي خصم حالي أو مستقبلي على سبيل الوفاء بأية ضرائب أو تنفيذات أو رسوم أو نفقات أو أتعاب أو استقطاعات أو حجوزات مهما كانت طبيعتها أو الجهة التي فرضتها.
(ج) تشكل التعهدات الواردة في هذا الضمان التزامات أساسية مباشرة علينا غير مشروطة بأي شرط وغير قابلة للنقض. وسوف لن نعفى من كل أو بعض هذه الالتزامات لأي سبب من الأسباب أيا كانت طبيعته أو مصدره مثل التغيير في شروط العقد أو تمديده أو التغيير في مدى أو طبيعة العمل المطلوب إِنجازه، أو التقصير أو القيام بأي فعل أو إِجراء من جانبكم أو من جانب الغير من شأنه أن يعفي أو يخلي طرفنا من التزاماته ومسئولياته المنصوص عليها في هذا الضمان.
(د) يظل هذا الضمان ساري المفعول ونافذاً حتى نهاية يوم …..من شهر……………………….. سنة…………………………………………..، ووفق شروط هذا الضمان انه إِذا قدمتم لنا إِخطاراً كتابياً وموقعاً في أو قبل التاريخ المذكور لانتهاء هذا الضمان (أو لأي تمديدات لاحقة )-وفقاً للشرط- بأن نمدد الضمان، فإِننا سوف نقوم :(أ) بتمديد هذا الضمان تلقائياً للمدة المطلوبة ( على أن لا تتعدى 365 يوماً) من التاريخ الأصلي لانتهاء الضمان أو من تاريخ انتهاء التمديدات اللاحقة حسب توضيح تلك المدة في طلب التمديد، أو (ب) بأن ندفع لكم قيمة الضمان .
( هـ) نقر ونؤكد بأن قيمة هذا الضمان لا تتجاوز ٢٠%( عشرين في المائة ) من إِجمالي رأس مال البنك المدفوع واحتياطياته.
(و) أي نزاع بشأن هذا الضمان يكون الفصل فيه من اختصاص الجهات المختصة في المملكة العربية السعودية وحدها ووفقاً للأنظمة والقرارات واللوائح والتعليمات السعودية.
البنك
المفوضون بالتوقيع
_______________________________________________________________________________________
مثال علي خطاب ضمان إِبتدائي
السادة………………………………المكان………………………………………………..
خطاب ضمان رقم ………………………………………………
التاريخ ……………………………………………
حيث أن عملاءنا السادة
قد تقدموا بعطائهم لتنفيذ ( أو توريد ) ………………………………………………
( تحدد المعلومات الخاصة بالغرض من العملية ) .
نحن ……………………………… (البنك) نتعهد بموجب هذا تعهداً غير مشروط وغير قابل للنقض بأن ندفع لكم مبلغاً قـــــــدره
………………………………………………………ريال سعودي
( فقط وقدره………………………….ريال سعودي)
وذلك ما يعادل ٠٠٠% من قيمة عطائهم المقدم بموجب شروط المناقصة، وفقاً لما يلي:
(أ) أن ندفع لكم فوراً وبمجرد طلبكم الكتابي وبصرف النظر عن أي إِعتراض من المقاول أو من أية جهة أخرى هذا المبلغ أو أية مبالغ تطلبون دفعها على ألا تتجاوز في مجموعها المبلغ المذكور أعلاه وهو ………. ريال سعودي ( فقط وقدره……….. ريال سعودي) وذلك بالتحويل إِلى حسابكم لدى أي بنك في المملكة العربية السعودية أو بأية طريقة أخرى مقبولة لديكم.
( ب ) أية مدفوعات تتم بناءاً على طلبكم ستكون صافية وخالية من وبدون أي خصم حالي أو مستقبلي على سبيل الوفاء بأية ضرائب أو تنفيذات أو رسوم أو نفقات أو أتعاب أو استقطاعات أو حجوزات مهما كانت طبيعتها أو الجهة التي فرضتها.
(ج) تشكل التعهدات الواردة في هذا الضمان التزامات أساسية مباشرة علينا غير مشروطة بأي شرط وغير قابلة للنقض. وسوف لن نعفى من كل أو بعض هذه الالتزامات لأي سبب من الأسباب أياً كانت طبيعته أو مصدره مثل التغيير في شروط العقد أو تمديده أو التغيير في مدى أو طبيعة العمل المطلوب إِنجازه، أو التقصير أو القيام بأي فعل أو إِجراء من جانبكم أو من جانب الغير من شأنه أن يعفي أو يخلي طرفنا من التزاماته ومسئولياته المنصوص عليها في هذا الضمان.
(د) يظل هذا الضمان ساري المفعول ونافذاً حتى نهاية يوم من شهر…………………………………. سنة…………………….، ووفق شروط هذا الضمان أنه
إِذا قدمتم لنا إِخطاراً كتابياً وموقعاً في أو قبل التاريخ المذكور لانتهاء هذا الضمان (أو لأي تمديدات لاحقة ) – وفقاً للشرط – بأن نمدد الضمان، فإِننا سوف نقوم :(أ) بتمديد هذا الضمان تلقائياً للمدة المطلوبة ( على أن لا تتعدى 365 يوماً ) من التاريخ الأصلي لانتهاء الضمان أو من تاريخ انتهاء التمديدات اللاحقة حسب توضيح تلك المدة في طلب التمديد، أو (ب) بأن ندفع لكم قيمة الضمان .
( هـ) نقر ونؤكد بأن قيمة هذا الضمان لا تتجاوز ٢٠%( عشرين في المائة ) من إِجمالي رأس مال البنك المدفوع واحتياطياته.
(و) أي نزاع بشأن هذا الضمان يكون الفصل فيه من اختصاص الجهات المختصة في المملكة العربية السعودية وحدها ووفقاً للأنظمة والقرارات واللوائح والتعليمات السعودية.
البنك
المفوضون بالتوقيع
_______________________________________________________________________________________
أهم الأسئلة الشائعة حول خطابات ضمان المناقصات والمزايدات
س1: هل أحتاج لخطاب ضمان عند المشاركة في مناقصة في السعودية؟
نعم، الضمان الابتدائي مطلوب عند تقديم العطاء لضمان جدية المشاركة، والضمان النهائي يُقدّم بعد الفوز بالعطاء لحماية حقوق الجهة المستفيدة وضمان تنفيذ المشروع.
س2: كيف يختلف الضمان الابتدائي عن الضمان النهائي؟
الابتدائي يضمن جدية المشاركة ويُقدّم عند تقديم العطاء. أما النهائي يضمن تنفيذ العقد بعد الفوز بالعطاء ويغطي كامل مدة المشروع.
س3: ما هي نسبة خطاب الضمان بالنسبة لقيمة العقد؟
الضمان الابتدائي عادةً 1–2% من قيمة العطاء، بينما الضمان النهائي غالبًا 5% من قيمة العقد.
س4: هل يمكن تمديد خطاب الضمان بعد انتهاء صلاحيته؟
نعم، يمكن تمديده إذا قدمت الجهة المستفيدة إخطارًا كتابيًا قبل انتهاء تاريخ الاستحقاق، ضمن الحدود المسموح بها وفق نظام المناقصات.
س5: ما المستندات المطلوبة لإصدار خطاب الضمان البنكي؟
عادة: عقد المناقصة، بيانات مالية للمقاول أو الشركة، وأي متطلبات إضافية من الجهة المستفيدة أو البنك المصدر.
س6: هل يتم قبول الضمان النقدي بدلًا من الضمان البنكي؟
في بعض الحالات يمكن قبول الضمان النقدي أو شيك مقبول الدفع، لكن الضمان البنكي هو الأكثر قبولًا واستقرارًا رسميًا.
س7: ماذا يحدث إذا لم يقدم المقاول الضمان النهائي في الموعد؟
قد يتم استبعاد عرضه أو سحب الرسو منه، وقد تنتقل الفرصة للمتقدم التالي وفق نظام المناقصة.
س8: هل يمكن استخدام خطاب ضمان صادر من بنك خارج السعودية؟
يعتمد على شروط المناقصة، وغالبًا تُقبل الخطابات الصادرة من بنوك معتمدة داخل السعودية أو بنوك دولية موثوقة.
س9: كيف يختلف خطاب الضمان عن الشيك أو الورقة التجارية؟
خطاب الضمان تعهد بنكي غير نقدي، لا يمكن تداوله أو تحويله مثل الشيك، ويتم صرفه فقط للجهة المستفيدة عند المطالبة.
س10: ما أكثر الأخطاء الشائعة عند إصدار خطابات الضمان؟
أبرز الأخطاء: التأخير في الإصدار، عدم مطابقة الشروط مع المناقصة، عدم تحديد القيمة بدقة، أو تجاوز مدة الصلاحية المحددة.
